Kraken FormationLes 107 fonctions de Kraken Formation
Tout ce dont un centre de formation a besoin, module par module.
Catalogue et sessions
8 fonctions
Fiche formation
Intitulé, objectifs évaluables, prérequis, public, durée, modalités, méthodes, modalités d'évaluation, accessibilité, tarifs, délais d'accès.
Référentiels
Code RNCP ou RS, code diplôme, niveau, blocs de compétences, certificateur.
Programme détaillé
Séquences, durées, objectifs par séquence, document PDF daté et versionné.
Sessions
Dates, lieu ou lien de visioconférence, formateurs, capacité, inter ou intra, statut.
Planning
Séances par demi-journée, salles, formateurs, conflits signalés, export agenda.
Catalogue public
Page publique par formation, à jour, avec les indicateurs de résultats.
Ressources pédagogiques
Supports rattachés à la formation et à la séance, versions.
Sous-traitance
Intervenants et organismes sous-traitants, contrats, contrôle qualité.
Inscriptions et dossiers
10 fonctions
Demande et besoin
Recueil du besoin du bénéficiaire et de l'entreprise, entretien tracé.
Devis
Devis par session, par stagiaire ou par groupe, validité, conversion en convention.
Convention ou contrat de formation
Génération depuis un modèle, mentions obligatoires, envoi en signature.
Convocation
Envoi automatique avec lieu, horaires, programme, règlement intérieur, livret d'accueil.
Positionnement
Questionnaire ou test d'entrée, résultat conservé, adaptation du parcours tracée.
Dossier du stagiaire
Identité, coordonnées, statut, financeur, pièces, historique.
Contrat d'apprentissage
CERFA FA13 contrôlé, complétion par l'employeur, types de contrat.
Complétion par lien
L'entreprise ou le stagiaire complète ses informations par un lien, sans compte.
Import
Reprise des stagiaires, entreprises et sessions par tableur, avec contrôle avant import.
Handicap et aménagements
Déclaration, référent prévenu, aménagements suivis, accès restreint.
Financeurs
15 fonctions
Connexions OPCO
Clé par OPCO, test, état de santé, alerte avant expiration.
Dépôt du contrat d'apprentissage
CERFA et convention déposés directement chez l'OPCO, validés avant l'envoi.
Suivi de la décision
Relève automatique, accord, refus ramené champ par champ, renvoi.
Échéancier de prise en charge
Échéances légales et échéances de l'OPCO, écarts signalés.
Certificat de réalisation
Généré depuis les présences, signé, transmis avec la facture.
Dépôt des factures à l'OPCO
Pédagogie, premier équipement, majoration RQTH, frais annexes.
État de règlement
Lecture de l'état des factures chez l'OPCO, rapprochement automatique.
Rupture et fin de formation
Déclaration à l'OPCO depuis le dossier, prorata, maintien en formation.
Formation continue et OPCO
Demande de prise en charge suivie, pièces préparées pour le portail de chaque OPCO.
Chorus Pro
Recherche de la structure publique, code service, numéro d'engagement, dépôt de la facture, suivi des statuts.
Kairos (France Travail)
Entrée en formation, assiduité mensuelle, sortie, bilan. Transmission directe si France Travail en ouvre l'accès, sinon export au format attendu.
CPF
Suivi des dossiers Mon Compte Formation, service fait.
Import de dossiers existants
Reprise d'un dossier déjà déposé, par son numéro chez le financeur.
Journal des transmissions
Chaque appel à un financeur, horodaté, sans donnée personnelle.
Santé des financeurs
Disponibilité de chaque connexion sur l'accueil.
Signature électronique
7 fonctions
Service de signature
Service de signature intégré, hébergé avec l'application.
Signature des conventions
Plusieurs signataires dans l'ordre, relances, document signé archivé.
Signature du CERFA
Employeur, apprenti, représentant légal, CFA.
Signature sur papier
Dépôt du document signé à la main, confirmation tracée.
Piste de preuve
Horodatage, adresse IP, e-mail vérifié, empreinte du document, certificat conservé.
Modèles
Modèles de documents par centre, champs fusionnés.
Autres documents
Règlement intérieur, attestations, avenants, devis.
Présences et émargement
8 fonctions
Feuille d'émargement
Par demi-journée, générée depuis le planning.
Émargement par QR code
Le formateur affiche un code, chaque stagiaire signe sur son téléphone.
Émargement à distance
Lien personnel pour les séances en visioconférence.
Signature du formateur
Le formateur signe et verrouille la feuille.
Absences et justificatifs
Saisie, justificatif déposé, validation.
Alertes d'absence
Signalement à l'employeur, seuil d'alerte, relance.
Relevé d'assiduité
Par stagiaire, par mois, envoyé à l'entreprise ou au financeur.
Feuille hors ligne
Impression de secours, puis dépôt de la feuille signée.
Pédagogie et suivi
8 fonctions
Évaluations des acquis
En cours et en fin de formation, par objectif ou par bloc.
Attestation de fin de formation
Générée avec les acquis, signée, remise au stagiaire.
Livret d'apprentissage
Périodes, activités, compétences, signature du maître et du formateur.
Visites en entreprise
Planification, compte rendu, réponse du tuteur par lien.
Notes et bulletins
Notes sur 20, appréciations, bulletin.
Résultats à la certification
Présentés, admis, blocs validés.
Insertion et poursuite
Enquête à six mois, situation après la formation.
Accompagnement
Entretiens de suivi, actions après une alerte, prévention des abandons.
Qualité et Qualiopi
14 fonctions
Référentiel
Critères et indicateurs, applicabilité selon les catégories d'actions du centre.
Moteur de preuves
Chaque activité produit une preuve datée, rattachée à son indicateur et à sa source.
Couverture
Tableau des indicateurs couverts, à compléter ou non applicables, avec le détail des preuves.
Preuves manuelles
Dépôt, remplacement, suppression, période de validité, empreinte.
Enquêtes
À chaud, à froid, entreprises, financeurs, formateurs. Envoi et relances automatiques, synthèse.
Réclamations
Registre, délai de réponse, clôture, lien avec le plan d'amélioration.
Amélioration continue
Plan d'action alimenté par les enquêtes, les réclamations et les écarts d'audit.
Veille
Journal de veille réglementaire, métiers et pédagogique, avec la source, la date, l'effet et l'action.
Compétences des formateurs
CV, diplômes, habilitations, plan de développement, échéances.
Cycle d'audit
Audit initial, surveillance, renouvellement. Dates, certificateur, rappels.
Non-conformités
Mineures et majeures, plan d'action, échéance de levée.
Dossier d'audit
Export complet par indicateur (PDF et archive), daté, avec sommaire.
Accès auditeur
Lecture seule, borné dans le temps, sans donnée sensible.
Indicateurs de résultats
Satisfaction, réussite, abandon, insertion, par formation et par année.
Facturation et règlements
10 fonctions
Factures
Numérotation continue à l'émission, mentions obligatoires, PDF.
Destinataires multiples
OPCO, entreprise, acheteur public, stagiaire, avec répartition.
Échéanciers
Par financeur, émission automatique à la date.
Avoirs
Total ou partiel, lié à la facture d'origine.
Règlements
Saisie, rapprochement automatique avec les états des financeurs.
Relances
Modèles, envoi réel, historique.
Reste à encaisser
Par financeur, par ancienneté.
Export comptable
Fichier des écritures comptables, plan de comptes, tiers par financeur.
Facturation électronique
Format Factur-X, raccordement à une plateforme agréée.
Frais annexes
Restauration, hébergement, premier équipement, mobilité.
Pilotage
5 fonctions
Accueil « à faire aujourd'hui »
Ce qui bloque, classé par urgence, selon le rôle.
Tableau de bord
Dossiers par état, délais des financeurs, encaissements.
Bilan pédagogique et financier
Chiffres préparés depuis l'activité de l'année.
Alertes
Clé expirée, dossier bloqué, facture en retard, audit proche.
Exports
Listes en tableur, depuis chaque écran.
Espaces dédiés
5 fonctions
Espace stagiaire
Convocations, documents, émargement, évaluations, enquêtes, attestations.
Espace formateur
Planning, groupes, émargement, évaluations, supports.
Espace entreprise
Conventions, inscrits, assiduité, factures.
Espace tuteur
Livret, visites, signature par lien.
Liens sans compte
Signature, émargement et enquête accessibles par un lien personnel.
Rôles et RGPD
10 fonctions
Rôles et permissions
Rôles livrés, matrice réglable, permissions par personne.
Invitations
Par e-mail, avec un rôle.
Multi-établissements
Plusieurs sites ou numéros de déclaration sous un même compte.
Console de l'éditeur
Gestion des centres, accès de support en lecture seule et tracé.
Journal d'audit
Qui a fait quoi, quand.
Droits des personnes
Export, rectification, effacement, registre des demandes.
Durées de conservation
Effacement automatique selon la catégorie de données.
Authentification renforcée
Deuxième facteur, mot de passe oublié, sessions.
Stockage des pièces
Stockage durable, chiffré, hébergé en Europe.
Connexion à vos autres outils
Lecture de vos données par clé d'accès, événements envoyés à vos outils.
Automatisations
7 fonctions
Relances de signature
Tant que le document n'est pas signé.
Envoi des convocations
À la date fixée avant le début de la session.
Envoi des enquêtes
À chaud en fin de session, à froid plus tard.
Émission des factures
À l'échéance, quand les pièces sont complètes.
Dépôt chez le financeur
Dès que le dossier est complet, après accord de la gestionnaire.
Rappels Qualiopi
Avant l'audit, avant l'expiration d'une preuve.
Notifications
Dans l'application et par e-mail, réglables par personne.
Oubliez vos soucis de financement, voyez-le en 30 minutes
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