Vos données restent les vôtres

Ces engagements décrivent le service en production et valent pour chaque centre. Demandez en démo le détail d'un point précis.

Votre centre décide pourquoi et comment il gère les données de ses stagiaires. Il est le responsable de traitement. Kraken Formation agit pour votre compte, comme sous-traitant.

• Un contrat de sous-traitance signé avec chaque centreVous acceptez en ligne le contrat de sous-traitance prévu par le RGPD. Il est horodaté et vous le téléchargez quand vous le voulez.
• Des modèles pour votre propre conformitéKraken vous fournit un modèle d'analyse d'impact et les fiches de votre registre des traitements.
• Les mentions d'information de chaque publicKraken génère les mentions d'information de chaque public, dont celles destinées aux mineurs.
• Une alerte en cas de violation de donnéesKraken tient un registre des violations. Votre centre est alerté dans le délai fixé par le contrat et reçoit un modèle de notification prérempli.

• Production, fichiers et sauvegardes dans l'UnionKraken héberge la production, les fichiers et les sauvegardes dans l'Union européenne, chez un prestataire de droit européen.
• Des données fictives hors productionLes environnements de démonstration et de test ne contiennent que des données fictives.
• Des rapports d'erreur sans donnée personnelleLes rapports d'erreur techniques partent sans donnée personnelle, vers un service européen ou hébergé par Kraken.

Le numéro de sécurité sociale, le handicap et les coordonnées personnelles ont chacun leur permission. Un rôle ne les voit que si son travail le demande.

• Le numéro de sécurité sociale, chiffré et masquéKraken chiffre le numéro de sécurité sociale au niveau du champ, le masque à l'écran et le place sous une permission dédiée. Il est absent des exports, des journaux, des rapports d'erreur et des accès ouverts à vos autres outils, et il ne sert jamais de clé de recherche.
• Demandé seulement quand un flux l'exigeKraken ne demande le numéro de sécurité sociale que pour une transmission qui l'exige, puis le purge.
• Le handicap, réservé au référent handicapLes données de handicap sont dans un module chiffré, réservé au référent handicap. Le consentement explicite de la personne est tracé et elle peut le retirer.
• Des coordonnées et des champs limités au nécessaireL'inscription ne demande que des données liées à la formation. Les coordonnées personnelles ont leur propre permission, et les champs libres portent un avertissement.
• Les mineurs, avec leur représentant légalUn mineur ne signe aucun document sans représentant légal enregistré.
• Les justificatifs d'absenceLes justificatifs d'absence sont réservés au gestionnaire et supprimés après traitement.

Les textes et les financeurs imposent des durées différentes selon les pièces. Le produit les applique à votre place.

• Une durée par catégorie et par financeurKraken applique une durée de conservation par catégorie de données et par financeur. À l'échéance, il archive, puis supprime ou anonymise. Chaque purge est journalisée.
• Les comptes inactifsUn compte inactif depuis 2 ans est désactivé, après un avertissement.

Un stagiaire, un formateur ou un tuteur vous adresse sa demande. Kraken vous donne les moyens de lui répondre dans le délai.

• L'export des données d'une personneVous exportez en un clic toutes les données d'une personne, en PDF et en JSON.
• La rectificationChaque personne corrige ses coordonnées depuis son espace. La modification est historisée.
• L'effacementVous effacez les données d'une personne à sa demande. Kraken refuse l'effacement, et en donne le motif, tant qu'une durée légale de conservation court.
• Le suivi des demandesUn journal des demandes calcule l'échéance de réponse à 1 mois et vous alerte 7 jours avant.

• Le chiffrementKraken chiffre les échanges et les données au repos. Les clés des champs sensibles ne sont pas confiées à l'hébergeur des données.
• Le second facteur pour les rôles sensiblesLe second facteur est obligatoire pour l'équipe de Kraken, pour l'administrateur du centre et pour tout rôle qui lit le numéro de sécurité sociale ou le handicap.
• Les mots de passeLes règles de mot de passe suivent la recommandation de la CNIL. Kraken ne conserve que leur empreinte salée.
• Le journal des accèsToute lecture, modification, suppression ou export de donnée sensible est journalisé, avec son auteur et sa date. Le journal est conservé de 6 à 12 mois et ne contient aucun secret.
• Les sauvegardesKraken sauvegarde les données chaque jour, chiffrées, sur un second site. La restauration est testée chaque trimestre.
• Le cloisonnement entre centresChaque requête est filtrée par centre. Un test automatique prouve l'étanchéité entre deux centres.
• Les clés d'accès de vos outilsUne clé d'accès ouverte à un autre outil a un périmètre et se révoque. Elle ne lit ni le numéro de sécurité sociale ni le handicap.
• Le compte de l'auditeurLe compte de l'auditeur est temporaire, en lecture seule et limité au dossier Qualiopi.

L'équipe de Kraken ne consulte pas les données de vos stagiaires. Elle n'entre dans votre centre que pour vous aider, dans un cadre fixe.

• Un accès borné, en lecture seule, notifiéL'accès de support est limité dans le temps et en lecture seule. Il n'ouvre aucune donnée sensible. Votre centre en est notifié et l'accès est journalisé.

Kraken fait signer en signature électronique simple. Sa valeur repose sur le dossier de preuve conservé avec chaque document.

• Un dossier de preuve par signatureChaque signature produit un dossier de preuve scellé. Il contient l'identité du signataire, le canal vérifié, l'horodatage, l'adresse IP et l'empreinte du document.
• L'émargement par demi-journée et par personneChaque stagiaire émarge par un lien personnel, ou par un QR code avec un code à usage unique. Une signature tardive porte son motif. Le formateur contresigne la feuille.
• Un niveau réglable par type de documentVous réglez le niveau de signature par type de document. Les documents qui demandent un niveau plus élevé passent par un prestataire de signature externe.
• Un service de signature interneLe service de signature tourne sur le réseau interne de Kraken, avec les mêmes sauvegardes et les mêmes durées de conservation que le reste du produit.

Kraken fait appel à des prestataires techniques, par exemple pour l'hébergement ou l'envoi des e-mails. Ils sont liés par les mêmes obligations que Kraken.

• Une liste publiée, un préavis avant tout ajoutLa liste des sous-traitants ultérieurs est visible sur cette page. Tout ajout vous est notifié 30 jours avant.

• Vous repartez avec vos donnéesEn fin de contrat, vous exportez toutes vos données. Kraken supprime ensuite ses copies et vous remet une attestation de suppression.